BEDINGUNGEN FÜR DEN SCHUTZ

Ab wann gilt eine Handlung oder Unterlassung als Verstoß?

Eine Handlung oder Unterlassung gilt als Verstoß, wenn sie rechtswidrig ist und in Zusammenhang mit bestimmten Bereich steht (siehe Link 'In welchen Bereichen können Hinweise gegeben werden?"). Handlungen oder Unterlassungen gelten auch als Verstoß, wenn es sich um missbräuchliche Praktiken handeln, die in formaler Hinsicht nicht rechtswidrig erscheinen jedoch mit dem Ziel oder dem Zweck der Rechtsvorschriften unvereinbar sind. Es reicht ein Verdacht, er muss jedoch begründet sein. Informationen, die bereits öffentlich in vollen Umfang verfügbar sind oder bei denen es sich um unbegründete Spekulationen oder Gerüchte handelt, gelten nicht als Verstoß. Es kann sich auch um Verstöße handeln, die sehr wahrscheinlich erfolgen werden. Versuche der Verschleierung solcher Verstöße können auch gemeldet werden.

Der Hinweisgeber

Ein Hinweisgeber, im englischen oft Whistleblower genannt, ist jemand der über einen Missstand berichtet, meistens noch bevor mögliche negative Konsequenzen eintreten. In einem übertragenen Bild bläst er eine Trillerpfeife ("to blow the whistle"). Es kann sich um eine der folgenden Personen handeln: Arbeitnehmer, Selbstständige, Anteilseigner eines Unternehmens, Personen, die dem Leitung- oder dem Aufsichtsorgan angehören, Mitglieder dieses Unternehmens, Freiwillige, bezahlte oder unbezahlte Praktikanten, Personen die unter der Aufsicht und Leitung von Auftragnehmern, Unterauftragnehmer und Lieferanten arbeiten, Personen, deren Arbeitsverhältnis inzwischen beendet ist; Personen, die sich in einem Einstellungsverfahren befinden oder in vorvertraglichen Verfahren Informationen über Verstöße erlangt haben.

Ab wann ist ein Hinweisgeber geschützt?

Verschiedene Bedingungen müssen erfüllt sein, um Anspruch auf den Schutz nach dem Dekret vom 21. Februar 2022 'zur Festlegung verschiedener Instrumente des Informations- und Beschwerdemanagement in der Deutschsprachigen Gemeinschaft' zu erlangen:
- Der Hinweisgeber muss hinreichend Grund zur Annahme haben, dass die gemeldeten Informationen über Verstöße zum Zeitpunkt der Meldung der Wahrheit entsprachen;
- Die Information müssen folgende Behörden und Einrichtungen betreffen: siehe Einrichtungen & Behörden
- Die Informationen müssen die Bereiche treffen, die hier aufgeführt sind: siehe Beriche
- Die Einrichtung bzw. Behörde muss den Verstoß nicht angemessen bewertet oder untersucht haben oder keine geeigneten Abhilfemaßnahmen ergriffen haben;
- Es muss ein enger Zusammenhang zwischen der Meldung und der unmittelbar oder mittelbar von den Hinweisgeber erlittenen Repressalie bestehen;
- Diese Hinweise müssen entweder bei der Behörde selber oder beim Ombudsdienst der Deutschsprachigen Gemeinschaft gemeldet worden sein.

Gilt der Schutz nur für den Hinweisgeber?

Neben dem Hinweisgeber gilt der Schutz auch für den Mittler, für gewisse Dritte und für gewisse juristische Einrichtungen. Bei dem Mittler handelt es sich um eine natürliche Person, die vertraulich den Hinweisgeber beim Meldeverfahren unterstützt. Mit gewisse Dritte sind Personen gemeint, wie Kollegen und Verwandte, die mit den Hinweisgeber in Verbindung stehen und in einem beruflichen Kontext Repressalien erleiden könnten. Der Schutz gilt auch für die juristischen Personen, die Eigentum des Hinweisgebers sind, oder für die der Hinweisgeber arbeitet oder mit denen er anderweitig beruflich in Verbindung steht. Personen, die Informationen über Verstöße anonym gemeldet haben oder offengelegt haben, anschließend jedoch identifiziert wurden und Repressalien erleiden, haben auch Anspruch auf Schutz. Ihnen wird auch Schutz gewährt, wenn durch die Offenlegung sie hinreichend Grund zu der Annahme haben, dass eine unmittelbare oder offenkundige Gefahr für das öffentliche Interesse oder die Gefahr einer irreversiblen Schädigung (etwa der körperlichen Unversehrtheit einer Person) besteht. Personen, die Informationen zu Verstöße zuerst an die zuständigen Behörden der Europäischen Union gemeldet haben, erhalten gleichermaßen Schutz. All diese Personen fallen unter die Kategorie "geschützte Personen".

Welche Behörde bzw. Einrichtung muss von dem Hinweis betroffen sein?

Damit der Ombudsdienst der Deutschsprachigen Gemeinschaft tätig werden kann muss der Hinweis zu einem Verstoß eine der folgende Behörden oder Einrichtungen betreffen:
a) eine Behörde der Deutschsprachigen Gemeinschaft
b) eine Einrichtung öffentlichen Rechts, die von der Deutschsprachigen Gemeinschaft abhängen
c) eine Gemeinde, ein Öffentliches Sozialhilfezentrum und sonstige lokale Behörden und Interkommunale des deutschen Sprachgebiets, mit Ausnahme der Mehrgemeindepolizeizonen und Hilfeleistungszonen;
d) jede Einrichtung, ungeachtet jeder ihrer Art und Rechtsform, die einerseits gegründet wurde um im Allgemeininteresse liegende Aufgaben zu erfüllen, die zudem eine Rechtspersönlichkeit besitzen und deren Tätigkeiten von den oben unter a) bis c) erwähnten Behörden und Einrichtungen finanziert werden oder deren Aufsicht unterliegen oder deren Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgan mehrheitlich aus Mitgliedern bestehen, die von diesen Behörden oder Einrichtungen ernannt worden sind;
e) die von einer oder mehreren der unter Buchstabe a), b), c) oder d) erwähnten Behörden gebildeten Vereinigungen;

In welchen Bereichen können Hinweise gegeben werden?

Angenommen werden Hinweise zum Umgang mit dem öffentlichem Auftragswesen, dem Umweltschutz, der öffentlichen Gesundheit, des Verbraucherschutzes, dem Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten und der Sicherheit von Netz- und Informationssystemen.

Weiterhin können gemeldet werden: Verstöße, die gegen die finanziellen Interessen der Europäischen Union, Verstöße gegen die EU-Binnenmarktvorschriften, Verstöße gegen Unionsvorschriften über Wettbewerb und staatliche Beihilfen, Verstöße gegen die Binnenmarktvorschriften in Bezug auf Handlungen, die die Körperschaftsteuervorschriften verletzen, Verstöße in Bezug auf Vereinbarungen, die darauf abzielen, sich einen steuerlichen Vorteil zu verschaffen, der dem Ziel oder dem Zweck des geltenden Körperschaftsteuerrechts zuwiderläuft.

Ausgeschlossen sind folgende Bereiche:
Hinweise zur nationalen Sicherheit, Verschlusssachen im Sinne des Gesetzes vom 11. Dezember 1998 über die Klassifizierung und die Sicherheitsermächtigungen, -bescheinigungen und -stellungnahmen, anwaltliche und ärztliche Berufsgeheimnisse, richterliche Beratungsgeheimnise, Strafprozessrecht.

Hinweise zu anderen Bereiche können durch den Ombudsdienst im Rahmen seiner allgemeinen Zuständigkeit geprüft werden.

Was sind Repressalien im Sinne des Hinweisgeberschutzes?

Repressalien sind direkte oder indirekte Handlungen oder Unterlassungen in einem beruflichen Kontext, die durch eine interne Meldung bei der betroffenen Behörde oder Einrichtung selber, beim Ombudsdienst oder in einer Offenlegung ausgelöst werden, und durch die dem Hinweisgeber ein ungerechtfertigter Nachteil entsteht.
KONTAKTDATEN

Wo kann ich einen Meldung über einen Verstoß einreichen?

Sie können einen Verstoß beim internen Meldekanal der betroffenen Behörde oder Einrichtung melden oder direkt beim Ombudsdienst der Deutschsprachigen Gemeinschaft. Interne Meldungen sind der beste Weg, um Informationen an die Personen heranzutragen, die zu einer frühzeitigen und wirksamen Abwendung von Gefahren für das öffentliche Interesse beitragen können. Personen sollten sich direkt an den Ombudsdienst wenden, wenn die letztverantwortliche Mitarbeiter an dem Verstoß beteiligt ist, der die Gefahr besteht, dass der Verstoß verschleiert wird oder diesbezügliche Beweismittel unterdrückt bzw. vernichtet werden könnten. Wenn Verstöße gegen das Unionsrecht vorliegen, können Hinweisgeber sich auch direkt an die externen Kanäle der Europäischen Union wenden (OLFA und die europäische Staatsanwaltschaft).

Wie können Sie Ihren Hinweis vertraulich an die Ombudsfrau schicken?

Die Art wie Sie Ihren Hinweis an den Ombudsdienst übermitteln wird Meldekanal genannt. Die Meldekanäle des Ombudsdienstes der Deutschsprachigen Gemeinschaft sind so sicher gestaltet, eingerichtet und betrieben, dass die Vertraulichkeit Ihrer Identität als Hinweisgebers und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, gewahrt bleibt und unbefugten Personen der Zugriff darauf verwehrt wird.

- per Internet: https://www.dg-ombudsdienst.be/hinweis.htm
- per Email: (als Absender nutzen Sie am besten eine private Email-Adresse)
- per Brief: Ombudsfrau, Platz des Parlaments 1, 4700 Eupen, (ohne auf dem Briefumschlag ihren Namen und Adresse zu vermerken)
- per Telefon: 0800 98759 (Telefongespräche werden nicht aufgezeichnet, Telefonnachrichten werden nach Kenntnisnahme gelöscht)
- persönlich nach Terminabsprache.

Telefonisch sowie persönlich vorgetragene Hinweise werden in Form eines Gesprächsprotokolls vollständig und genau niedergeschrieben und der Person zwecks Freigabe bzw. Korrektur vorgelegt.
VERFAHRENSVORSCHRIFTEN

Was geschieht nach Einreichen der Meldung?

Telefonisch sowie persönlich vorgetragene Hinweise werden in Form eines Gesprächsprotokolls vollständig und genau niedergeschrieben und der Person zwecks Freigabe bzw. Korrektur vorgelegt.
Innerhalb von sieben Tagen nach Eingang der Meldung erhält der Hinweisgeber eine Bestätigung seiner Eingabe - es sei denn der Hinweisgeber hat sich ausdrücklich dagegen ausgesprochen.
Sollte der Ombudsdienst für die Untersuchung der Meldung nicht zuständig sein, leitet er diesen nach Rücksprache mit dem Hinweisgeber an den zuständigen Meldekanal.
Wenn er Ombudsdienst feststellt, dass die gemeldeten Informationen zu unpräzise sind oder noch zusätzliche Informationen fehlen, fordert er den Hinweisgeber auf, ihm diese Informationen so schnell wie möglich zu übermitteln.
Der Ombudsdienst untersucht in Folge die Meldung.

In welchen Fällen kann der Ombudsdienst eine Untersuchung frühzeitig abschließen?

In zwei Fällen ist es dem Ombudsdienst gestattet, die Untersuchung frühzeitig abzuschließen: Wenn die Untersuchung ergibt, dass der gemeldete Verstoß eindeutig geringfügig ist (z.B. bei Verstoß gegen Nebenbestimmungen, wie z.B. Bestimmungen über Dokumentations- und Mitteilungspflichten). Oder wenn es sich um eine wiederholte Meldung handelt, für die im Vergleich zu einer vorangegangenen Meldung das Verfahren eingängig abgeschlossen wurde und keine neuen zweckdienlichen Informationen vorliegen. In diesen Fällen teilt der Ombudsdienst den Hinweisgeber die Gründe hierfür mit.

Innerhalb welcher Frist muss der Ombudsdienst eine Meldung untersuchen?

Der Ombudsdienst hat drei Monate um den Informationen über den Verstoß zu prüfen. Aufgrund der Art und der Komplexität des Gegenstands der Meldung kann der Ombudsdienst die Frist um weitere drei Monate auf insgesamt sechs Monate verlängern. Beim Eingang zahlreicher Meldung räumt der Ombudsdienst Meldungen von schwerwiegenden Verstößen oder Verstöße gegen wesentliche Bestimmungen Vorrang ein. Der Ombudsdienst führt ein Register über die Zahl der eingegangen Meldungen, die Zahl der Untersuchungen und Gerichtsverfahren, die infolge der Meldungen eingeleitet wurde, sowie deren Ergebnisse. Sofern festgestellt führt das Register auch den geschätzten finanziellen Schaden sowie im Anschluss an Untersuchungen und Gerichtsverfahren zu den gemeldeten Verstöße eingezogene Beträge.

Wann erfolgt eine Rückmeldung und was ist ihr Inhalt?

Drei Monate nach Einreichen der Meldung bzw. nach dem Senden der Empfangsbestätigung erhält der Hinweisgeber eine Rückmeldung. Im Rahmen der Rückmeldung informiert der Ombudsdienst den Hinweisgeber über die geplanten bzw. ergriffenen Folgemaßnahmen und die Gründe für die Folgemaßnahmen.
VERTRAULICHKEITSREGELUNGEN

Ihr Hinweis wird vertraulich behandelt!

Es gelten die Vertraulichkeitsregelung für Meldungen und insbesondere die für Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung;

Können Sie wegen Ihres Hinweises haftbar gemacht werden?

Als Hinweisgeber stehen Sie unter einem besonderen Schutz des Artikel 33 des «DEKRET ZUR FESTLEGUNG VERSCHIEDENER INSTRUMENTE DES INFORMATIONS- UND BESCHWERDEMANAGEMENTS IN DER DEUTSCHSPRACHIGEN GEMEINSCHAFT» vom 21. FEBRUAR 2022. Sie können nicht wegen Verletzung der Geheimhaltungspflicht haftbar gemacht werden, wenn die Meldung oder Offenlegung der Information notwendig war, um einen Verstoß aufdecken zu können. Bedingung hierzu ist, das die Beschaffung der oder den Zugriff auf Informationen, die gemeldet oder offengelegt werden, an sich keine eigenständige Straftat darstellen. Es darf sich jedoch nicht um Meldungen zu folgenden Bereichen handeln: Schutz der nationalen Sicherheit, Schutz von Verschlusssachen, Schutz des anwaltlichen und ärztlichen Berufes, richterliches Beratungsgeheimnis und Strafprozessrecht. In dem Fall gilt der Haftungsausschluss nicht.

In welchen Ausnahmefälle kann die Identität des Hinweisgebers preisgegeben werden?

Es ist nur in zwei Fällen möglich die Identität des Hinweisgebers offen zu legen: (1) Wenn er der Offenlegung seiner Identität ausdrücklich zustimmt oder (2) eine notwendige und verhältnismäßige Pflicht besteht im Rahmen der Untersuchung durch den Ombudsdienst oder von Gerichtsverfahren, insbesondere im Hinblick auf die Wahrung der Verteidigungsrechte betroffener Personen. Betroffene Personen, sind jene die bezeichnet werden, den Verstoß begangen zu haben oder Personen, die mit der bezeichneten Person verbunden sind. In dem Fall wird der Hinweisgeber im Vorfeld über die Offenlegung seiner Identität informiert, es sei denn, dass diese Unterrichtung der Untersuchung bzw. dem Gerichtsverfahren gefährden könnten. Dann übermittelt der Ombudsdienst ihm eine schriftliche Darlegung der Gründe der Offenlegung.
ART DER FOLGEMASSNAHMEN

Was versteht man unter Folgemaßnahmen?

Folgemaßnahmen sind alle Maßnahmen, die der Ombudsdienst ergreift: Das Prüfen der Stichhaltigkeit der im Rahmen der Meldung erhobenen Behauptungen, das Erfragen zusätzlicher Auskünfte, gegebenenfalls das Vorgehen gegen einen Verstoß, interne Nachforschungen, Befassen von zuständigen Behörden (wie Strafverfolgungsbehörden, Behörden die Mittel einziehen können) einschließlich des Sorgentragens, dass diese andere Behörde Folgemaßnahmen trifft, das Ergreifen von unterstützende Maßnahmen und Abschluss des Verfahrens.
ABHILFEMÖGLICHKEITEN / VERFAHREN ZUM SCHUTZ VOR REPRESSALIEN / BERATUNG VON MÖGLICHEN HINWEISGEBERN

Welche unterstützende Maßnahmen dürfen geschützte Personen erwarten?

Geschützt sind die Hinweisgeber, deren Mittler, Dritte (wie Angehörige oder Kollegen des Hinweisgebers) sowie juristische Personen der Hinweisgeber (siehe Gilt der Schutz nur für den Hinweisgeber?)
Hinweisgeber, Mittler, sowie Angehörige und Kollegen des Hinweisgebers bzw. dessen juristische Personen haben Anrecht auf
a) Information und Beratung;
b) wirksame Unterstützung beim Schutz vor Repressalien indem der Ombudsdienst den Kontakt zu den am Schutz vor Repressalien beteiligten Behörden herstellt und deren Verlauf verfolgt;
c) seitens des Föderalstaates Prozesskostenbeihilfe in Strafverfahren und grenzüberschreitenden Zivilverfahren, Rechtsberatung und anderer rechtlichen Hilfe (wie vollständige Wiedergutmachung des erlittenen Schadens, Recht auf ein faires Verfahren, die Wahrung der Unschuldsvermutung sowie Verteidigungsrechte, einschließlich des Rechts auf Akteneinsicht und des Rechts auf Anhörung;
d) den Schutz ihrer Identität während des Verfahrens.

Welche Informationen und Beratung können (mögliche) Hinweisgeber erhalten?

Der Ombudsdienst erteilt Auskünfte über die Rechte der betroffenen Personen, über Abhilfemöglichkeiten und Verfahren gegen Repressalien. Personen erhalten auch Auskunft und Beratung, wenn Sie nur erwägen einen Hinweis zu melden.
Es werden Fragen wie,"Fallen die gemeldeten Informationen unter die geltenden Bestimmungen für den Schutz auf Hinweisgeber?', "Welcher Meldekanal ist am besten geeignet?" und "Nach welche alternativen Verfahren wird vorgegangen, falls die Informationen nicht unter die geltenden Bestimmungen fallen? " beantwortet. Die Informationen und die Beratung ist umfassend, unabhängig und kostenlos.

Wollen Sie zuerst eine Beratung bevor Sie eine Meldung machen?

Das ist möglich. Sie erhalten Informationen über Garantien zur Vertraulichkeit, über Abhilfemöglichkeiten und über Verfahren für den Schutz vor Repressalien.

Welche Art von Repressalien gegen Hinweisgeber sind verboten?

Behörden und Einrichtungen ist jede der folgenden Repressalien gegen einen Hinweisgeber, einschließlich der Androhung von Repressalien und des Versuchs von Repressalien, untersagt:
1. Suspendierung, Kündigung oder vergleichbare Maßnahmen;
2. Herabstufung oder Versagung einer Beförderung;
3. Aufgabenverlagerung, Änderung des Arbeitsortes, Gehaltsminderung, Änderung der Arbeitszeit;
4 .Versagung der Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen;
5. negative Leistungsbeurteilung oder Ausstellung eines schlechten Arbeitszeugnisses;
6. Disziplinarmaßnahme, Rüge oder sonstige Sanktion, einschließlich finanzieller Sanktionen;
7. Nötigung, Einschüchterung, Mobbing oder Ausgrenzung;
8. Diskriminierung, benachteiligende oder ungleiche Behandlung;
9. Nichtumwandlung eines befristeten Arbeitsvertrags in einen unbefristeten Arbeitsvertrag in Fällen, in denen der Arbeitnehmer zu Recht erwarten durfte, einen unbefristeten Arbeitsvertrag angeboten zu bekommen;
10. Nichtverlängerung oder vorzeitige Beendigung eines befristeten Arbeitsvertrags;
11. Schädigung und Rufschädigung, insbesondere in den sozialen Medien, oder Herbeiführung finanzieller Verluste, einschließlich Auftrags- oder Einnahmeverluste;
12. Erfassung des Hinweisgebers auf einer "schwarzen Liste" auf Basis einer informellen oder formellen sektor- oder branchenspezifischen Vereinbarung mit der Folge, dass der Hinweisgeber sektor- oder branchenweit keine Beschäftigung mehr findet;
13. vorzeitige Kündigung oder Aufhebung eines Vertrags über Waren oder Dienstleistungen;
14. Entzug einer Lizenz oder einer Genehmigung;
15. psychiatrische oder ärztliche Überweisungen.
 

siehe auch