Chapter I - General provisions

Article 1 - Basis
The present Rules of Procedure implement the provisions of the Decree of 26 May 2009 establishing the Office of Ombudsman for the German-speaking Community within the meaning of Article 5 of this Decree.
Article 2 - Definitions
For the purposes of these Rules, the following shall be understood as:
1st Decree: the Decree of May 26, 2009, creating the Office of Ombudsman for the German-speaking Community (B.S. of 07.10.2009), last amended by the Decree of October 15, 2018 (B.S. of 16.11.2018);
2. ombudsperson: person designated as ombudsperson in application of Article 6 of the Decree;
3. ombudsman service: service in which the ombudsperson and the persons or staff members assigned by the ombudsperson are active;
(4) Complainant: pursuant to Article 16 of the Decree, any natural person, legal entity or unincorporated association that files complaints with the Ombudsman Service;
5. staff member: the statutory staff member, the candidate for a civil servant status and the staff of an administrative authority, a local administrative authority or an institution with a mission in the public interest of the German-speaking Community recruited under employment contract;
6. grievance:written or personally presented descriptions of official acts, omissions, or methods of operation which appear to the grievant to be either not lawful, not conforming, not reasonable, not correct, or not equitable;
7. Meldungen: Meldungen im Sinne des Artikel 3 §3 des Dekrets;
8. authority: Administrative authority as defined in Article l2(1)(1) of the Decree or a local administrative authority as defined in Article 2(2)(2) of the Decree;
(9) 'Institution' means an institution as defined in Article 2(1)(3) of the Decree;
10. Parlament: das Parlament der Deutschsprachigen Gemeinschaft;
11. language legislation: the regulations provided for in Article 2(1)(4) of the Decree;
12. basic data protection regulation: the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data, on the free movement of such data and repealing Directive 95/46/EC (basic data protection regulation).
Article 3 - Mode of operation
The service provided by the Ombudsman Service is objective, independent and impartial and free of charge for the complainant in accordance with Article 22 of the Decree.

The complainant has the right to discreet handling of his complaint and protection of his data. The Ombudsman Service shall respect its professional secrecy, without prejudice to the provisions of Article 20 of the Decree.

Chapter II - Examination of a complaint

Article 4 - Filing a complaint
§1 - Regardless of their nationality, place of residence and registered office, any natural person, legal entity or unincorporated association that can show an interest may file a complaint with the Ombudsman Service in accordance with Article 16 of the Decree.

The complaint of a legal person or an unincorporated association shall be filed by a duly authorized natural person.
§2 - Complaints shall be submitted in writing or in person, in German or French, in accordance with Article 15(1) of the Decree.
§3 - Eine Beschwerde enthält Folgendes:
1. the first and last name of the complainant (or the name of the legal entity or non-legal association), its full address (or the address of the registered office of the legal entity or the contact address of the non-legal association), its telephone number or other means of communication (fax number, e-mail address, etc.), if any;
2. if applicable, the identity and capacity of the authorized representative representing the complainant;
3. the clearly stated subject of the complaint, indicating the chronology of events;
4. the description of the steps taken by the complainant with the authority or/and institution concerned in order to obtain satisfaction. Steps' shall mean any prior and useful contact made by the complainant;
5. copies of the documents necessary to understand the complaint.
§4 - The complainant shall inform the Ombudsman Service, in accordance with Article 20 §2 paragraph 2 of the Decree, if the ground of complaint is the subject of administrative or judicial appeal proceedings.
§5 - The written complaint can be addressed to the Ombudsman Service:
- by mail to the following address: Square of the Parliament 1 in 4700 Eupen;
- by fax to the following number: 0032 87 31 84 01;
- by e-mail to the following address: beschwerde@dg-ombudsdienst.be;
- via the electronic complaint form available on the website www.dg-ombudsdienst.be.
§6 - The written complaint must be signed by the complainant or his/her authorized representative. The complainant or his/her authorized representative shall also sign a form confirming that he/she will keep confidential the intermediate information received from the Ombudsman Service.
§7 - The complainant may submit his complaint in person at the seat of the Ombudsman Service (Place des Parlements 1 in 4700 Eupen). Appointments are made by prior arrangement via a free phone number (0800 987 59). The complaint made in person is written down. It must be dated and signed by the complainant or his representative.
If the complainant has difficulty in expressing himself or herself in one of the languages mentioned in Article 15(1)(3) of the Decree, he or she may be accompanied by a trusted person or represented by a proxy. The ombudsman service is permitted to communicate with the complainant in another language understood by the complainant or to have recourse to the assistance of an interpreter or social translation service.
Artitel 5 - Acknowledgement of receipt
The Ombudsman Service shall provide an acknowledgement of receipt to the complainant no later than five working days after receipt of a written complaint.

The acknowledgement of receipt shall contain the information contained in Article 13 of the General Data Protection Regulation.

In the case of complaints made in person, the Ombudsman Service shall deliver the acknowledgement of receipt containing the mandatory information on data protection.

If the Ombudsman Service determines that a complaint is not complete in accordance with Article 4 §3, it shall request the complainant to inform it of the missing elements. If the complainant does not respond within three months, the Ombudsman Service dismisses the complaint.
Article 6 - Admissibility of a complaint
§1 - Der Ombudsdienst prüft die Zulässigkeit einer Beschwerde gemäß den in Artikel 15 des Dekrets aufgeführten Zulässigkeitsbedingungen.
§2 - Gemäß Artikel 15 Absatz 1 des Dekrets erklärt der Ombudsdienst eine Beschwerde für unzulässig, wenn:

- der Ombudsdienst nicht zuständig ist;

- die Beschwerde nicht schriftlich oder persönlich eingereicht wurde;

- die Beschwerde nicht in deutscher oder französischer Sprache eingereicht wurde; - die Identität des Beschwerdeführers nicht bekannt ist.

Gemäß Artikel 15 Absatz 2 des Dekrets kann der Ombudsdienst die Behandlung einer Beschwerde ablehnen, wenn:

- sie offensichtlich unbegründet ist, z. B. wenn sie kein konkretes Anliegen oder keinen erkennbaren Sinnzusammenhang enthält, völlig abstrus, ausschließlich beleidigend oder verleumderisch ist;

- der Beschwerdeführer weder bestehende Einspruchsverfahren eingeleitet noch Schritte bei der betreffenden Verwaltungsbehörde, lokalen Verwaltungsbehörde oder Einrichtung mit einem Auftrag im öffentlichen Interesse der Deutschsprachigen Ge- meinschaft unternommen hat, um Genugtuung zu erhalten;

- sie im Wesentlichen identisch ist mit einer Beschwerde, die der Ombudsdienst bereits zurückgewiesen hat, insofern keine neuen Fakten vorliegen;

- sie sich auf Fakten bezieht, die mehr als ein Jahr vor Einreichung der Beschwerde zurückliegen mit Ausnahme einer Beschwerde, die Gegenstand eines administrativen oder gerichtlichen Verfahrens ist. Erbringt der Beschwerdeführer jedoch den Beweis dafür, dass er seit der zugrundeliegenden bemängelten Arbeitsweise bzw. Amtshandlung ununterbrochen eigene Schritte gegenüber der betreffenden Behörde oder Einrichtung unternommen hat oder dass die Behörde oder Einrichtung selber für die Überschreitung dieser Frist von einem Jahr verantwortlich ist, kann der Ombudsdienst die Beschwerde für zulässig erklären;

- sie Bezug auf Personalfragen des Verwaltungsdienstes nimmt, in dem der Beschwerdeführer beschäftigt ist mit Ausnahme einer im Rahmen von Artikel 3 §3 des Dekrets formulierten Beschwerde. Erbringt der Beschwerdeführer jedoch den Beweis dafür, dass kein anderer Dienst ihn in seinem Anliegen unterstützt, kann der Ombudsdienst die Beschwerde für zulässig erklären.

Außerdem kann der Ombudsdienst die Behandlung einer Beschwerde ablehnen, wenn:
- lediglich die Erteilung einer Auskunft gewünscht wird;
- in der Beschwerde Gründe vorgebracht werden, zu denen bereits eine klare Stellungnahme des Ombudsdienstes vorliegt, die öffentlich bekannt gemacht wurde und sich nicht geändert hat; diese Position muss dem Beschwerdeführer mitgeteilt wer- den.
§3 - Der Ombudsdienst teilt dem Beschwerdeführer innerhalb von 15 Arbeitstagen nach Erhalt der Beschwerde seinen Beschluss mit, die Beschwerde für zulässig zu erklären und zu bearbeiten oder die Bearbeitung der Beschwerde zu verweigern. Außerdem informiert der Ombudsdienst gemäß Artikel 17 §1 Absatz 3 des Dekrets die betreffende Behörde oder Einrichtung über die gegen sie gerichtete Beschwerde.
§4 - Wenn der Ombudsdienst feststellt, dass die Beschwerde gemäß Artikel 3 §1 Nummer 2 des Dekrets nicht in seinen Zuständigkeitsbereich fällt, leitet er die Beschwerde innerhalb einer Frist von 15 Arbeitstagen nach Erhalt an die zuständigen Instanzen weiter.
§5 - Beschwerden, die der Ombudsdienst aufgrund von Artikel 15 Absatz 2 Nummer 2 des Dekrets nicht annimmt, leitet er unverzüglich und spätestens innerhalb von 15 Arbeitstagen nach Erhalt der Beschwerde an die betreffende Behörde oder Einrichtung weiter unter der Voraussetzung, dass die Beschwerde schriftlich oder persönlich eingereicht wurde. Der Beschwerdeführer erhält eine Kopie der Weiterleitung.
Article 7 - Examination of the complaint
§1 - Der Ombudsdienst prüft gemäß Artikel 18 des Dekrets die Funktionsweise oder Amtshandlung der betroffenen Behörde oder Einrichtung. Dabei orientiert er sich an den Grundsätzen der guten Verwaltungspraxis.
§2 - Der Ombudsdienst kann sich auf die in Artikel 19 des Dekrets beschriebenen Mitwirkungspflichten berufen und die Mitarbeiter der Behörden und Einrichtungen im Rahmen seines Auftrags befragen. Die Behörden und Einrichtungen haben eine Frist von 20 Arbeitstagen, um diese Fragen schriftlich oder mündlich zu beantworten.

Erscheint der Behörde die vom Ombudsdienst gesetzte Frist zu kurz, um eine vollständige Antwort zu erteilen, so erteilt sie innerhalb der gesetzten Frist eine vorläufige Antwort, in der sie den unvollständigen und vorläufigen Charakter der Antwort begründet und die Frist angibt, innerhalb derer sie eine vollständige Antwort erteilen wird. Außer in Fällen, in denen besondere Gründe vorliegen, darf diese Frist 20 Arbeitstage nicht überschreiten.
§3 - Während der Bearbeitung der Beschwerde durch den Ombudsdienst unterlässt der Beschwerdeführer selbst sowie jede andere Person jegliche Art von Intervention bei der betreffenden Behörde oder Einrichtung, die nicht im Vorfeld mit dem Ombudsdienst abgestimmt wurde.
Artikel 8 - Information über den Stand der Bearbeitung
Der Ombudsdienst unterrichtet gemäß Artikel 17 §2 des Dekrets den Beschwerdeführer regelmäßig über die infolge seiner Beschwerde unternommenen Schritte.
Artikel 9 - Aussetzung des Prüfungsverfahrens
Der Ombudsdienst setzt gemäß Artikel 20 §2 des Dekrets das Prüfungsverfahren aus, wenn der Beschwerdegrund Gegenstand eines verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Einspruchsverfahrens ist. Gemäß Artikel 20 §3 des Dekrets kann der Ombudsdienst jedoch das Prüfungsverfahren fortsetzen, insofern die Verwaltungsakte oder der Sachverhalt Gegenstand einer Nichtigkeitsklage vor dem Staatsrat sind. Der Ombudsdienst informiert den Beschwerdeführer sowie die betroffene Behörde oder Einrichtung umgehend, wenn ein Prüfungsverfahren ausgesetzt wird.
Artikel 10 - Umgang mit disziplinarrechtlichen Verstößen und Straftaten
Wenn der Ombudsdienst bei der Ausübung seiner Aufgaben Fakten feststellt, die einen disziplinarrechtlichen Verstoß darstellen oder einen solchen vermuten lassen, informiert er die zuständigen Behörden und Einrichtungen.

Bei Feststellung einer Straftat informiert der Ombudsdienst gemäß Artikel 29 des Strafprozessgesetzbuches den Prokurator des Königs.
Artikel 11 - Zusammenarbeit mit den anderen Ombudsdiensten
Der Ombudsdienst arbeitet mit anderen Ombudsdiensten zusammen, insofern dies dazu beitragen kann, seine Untersuchungen effizienter zu gestalten und die Interessen und Rechte natürlicher oder juristischer Personen besser zu schützen.
Artikel 12 - Prüfungsergebnis
Sobald die Prüfung einer Beschwerde abgeschlossen ist, teilt der Ombudsdienst dem Beschwerdeführer und der betreffenden Behörde bzw. Einrichtung unverzüglich seine Schlussfolgerungen mit. Diese Schlussfolgerungen sind zu begründen.

Wird das Prüfungsverfahren gemäß Artikel 9 ausgesetzt, kann der Ombudsdienst dem Beschwerdeführer und der Behörde oder Einrichtung einen Teilbericht über seine Prüfung zukommen lassen, insofern seine Informationen zum Zeitpunkt der Aussetzung des Prüfungsverfahrens ausreichend sind.

Gegebenenfalls unterbreitet der Ombudsdienst - zusätzlich zu seinen Schlussfolgerungen - dem Beschwerdeführer und der betreffenden Behörde bzw. Einrichtung einen Vermittlungsvorschlag.

Sofern nach der in Absatz 3 erwähnten Vermittlung keine Einigung zwischen dem Beschwerdeführer und der betreffenden Behörde bzw. Einrichtung gefunden wird, kann der Ombudsdienst gemäß Artikel 21 des Dekrets Empfehlungen an die betreffende Behörde bzw. Einrichtung richten. In diesem Fall informiert der Ombudsdienst den zuständigen Minister bzw. die zuständige Aufsichtsinstanz über diese Empfehlungen.

Kapitel III - Durchführung von Nachforschungen

Artikel 13 - Durchführung von Nachforschungen
Gemäß Artikel 3 §1 Nummer 3 des Dekrets führt der Ombudsdienst auf Anfrage des Präsidiums Nachforschungen in Bezug auf die Arbeitsweise und die Amtshandlungen der von ihm bestimmten Verwaltungsbehörden, der lokalen Verwaltungsbehörden und der Einrichtungen mit Auftrag im öffentlichen Interesse der Deutschsprachigen Gemeinschaft durch.

Der Beschluss des Präsidiums erwähnt die Behörde oder Einrichtung, bei der die Nachforschungen durchgeführt werden sollen, den Gegenstand und den Umfang der Nachforschungen sowie die Fragen, die im Rahmen der Untersuchung beantwortet werden sollen.

Der Ombudsdienst informiert die Behörde oder Einrichtung über den Beschluss des Präsidiums, Nachforschungen durchzuführen.

Die in Absatz1 erwähnten Nachforschungen müssen innerhalb einer Frist von 20 Kalenderwochen nach Verabschiedung des Beschlusses des Präsidiums abgeschlossen sein, insofern das Präsidium keine andere Frist vorgesehen hat. Die Dauer der Nachforschungen kann um maximal vier Kalenderwochen verlängert werden, insofern die Notwendigkeit dieser Verlängerung ausreichend begründet werden kann.

Der Ombudsdienst informiert das Präsidium über das Ergebnis der Nachforschungen in Form eines schriftlichen Berichts. Konnten die Nachforschungen innerhalb der in Absatz 4 vorgesehenen Frist nicht abgeschlossen werden, erstellt der Ombudsdienst einen Zwischenbericht.

Kapitel IV - Beschwerden in Bezug auf die Sprachengesetzgebung

Artikel 14 - Bearbeitung von Beschwerden in Bezug auf die Sprachengesetzgebung
According to Article 3 §2 of the Decree, the Ombudsman Service accompanies complaints against authorities and institutions subject to language legislation by:
1. über Rechte und Beschwerdemöglichkeiten bei Verstößen gegen die Sprachengesetzgebung aufklärt;
2. Beschwerden sammelt, an die zuständigen Instanzen weiterleitet und deren Wer- degang verfolgt;
3. mit den zuständigen Kontroll- und Beschwerdeinstanzen kooperiert.
Der Ombudsdienst schließt in diesem Sinne ein Zusammenarbeitsabkommen mit der Ständigen Kommission für Sprachenkontrolle ab.
Gemäß Artikel 3 §2 Absatz 1 Nummer 2 des Dekrets, im Fall eines positiven Gutachtens der Ständigen Kommission für Sprachenkontrolle oder bei einer Zusage einer Korrektur durch die Behörde verfolgt der Ombudsdienst die Umsetzung des Gutachtens oder der Zusage. Solange dieses Gutachten bzw. die Zusage nicht von der Behörde umgesetzt wurde, bleibt die Akte unter Beobachtung.
§2 - Ausnahmsweise und auf ausdrücklichen Wunsch des Beschwerdeführers kann sich der Ombudsdienst verpflichten, die Anonymität des Beschwerdeführers gegenüber der betreffenden Behörde oder Einrichtung während des gesamten Prüfungsverfahrens zu wahren.

Kapitel V - Beschwerden in Bezug auf die elektronische Kommunikation der Behörden

Artikel 15 - Beschwerden in Bezug auf die elektronische Kommunikation der Behörden
Gemäß Artikel 3 §2.1 des Dekrets prüft der Ombudsdienst im Rahmen des Dekrets vom 15. Oktober 2018 über die individuelle und öffentliche elektronische Kommunikation der Behörden des deutschen Sprachgebiets Beschwerden gegen: 1. erhaltene Mitteilungen oder Anträge im Rahmen des Feedback-Mechanismus gemäß Artikel 23 Absatz 3 Nummer 2 desselben Dekrets; 2. die Bewertung gemäß Artikel 21 desselben Dekrets, inwieweit die Einhaltung der Barrierefreiheitsanforderungen eine unverhältnismäßige Belastung bewirkt. Die in Kapitel II der vorliegenden Geschäftsordnung "Prüfung einer Beschwerde" vorgesehenen Anforderungen sind auf die in Absatz 1 vorgesehenen Beschwerden anwendbar.

Kapitel VI - Meldungen

Artikel 16 - Prüfung von Meldungen
§1 - Gemäß Artikel 3 §3 des Dekrets prüft der Ombudsdienst Meldungen seitens der Personalmitglieder der Behörden, die bei der Ausübung ihres Amtes von Missbrauch, Unregelmäßigkeiten, Regelwidrigkeiten oder Straftaten innerhalb der Behörde, in der sie tätig sind, Kenntnis erlangt haben und der Auffassung sind, dass:

- es nach der Meldung an ihren Vorgesetzten innerhalb einer dreißigtägigen Frist keine oder eine nicht ausreichende Weiterverfolgung gab;

- sie aufgrund der Meldung einem Disziplinarverfahren oder einer anderen öffentlichen oder nicht öffentlichen Strafe unterworfen werden.

Kapitel VII - Geheimhaltungspflicht, Achtung der Privatsphäre und Datenschutz

Artikel 17 - Geheimhaltungspflicht
Gemäß Artikel 19 §3 des Dekrets werden Personen, die an ein Amts-, Berufs- oder Geschäftsgeheimnis gebunden sind, im Rahmen der vom Ombudsdienst durchgeführten Untersuchung von ihrer Geheimhaltungspflicht entbunden.

Die Geheimhaltungspflicht gilt weiterhin für Informationen, die durch das Arztgeheimnis geschützt sind oder von denen die Personen in ihrer Eigenschaft als notwendige Vertrauenspersonen Kenntnis genommen haben.

Der Ombudsdienst stellt sicher, dass kein Hinweis auf die Identität der Personen, deren Namen ihm mitgeteilt wurde, in den Dokumenten, die unter seiner Aufsicht veröffentlicht werden, enthalten ist.
Artikel 18 - Achtung der Privatsphäre
§1 - Um ihre Privatsphäre zu respektieren, gibt der Ombudsdienst in den Berichten, die er dem Parlament und den Gemeinderäten in Anwendung von Artikel 23 des Dekrets übermittelt, die Identität der Beschwerdeführer und der Personalmitglieder der betreffenden Behörde oder Einrichtung nicht an.
Artikel 19 - Datenschutz
Der Ombudsdienst achtet auf die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung.

Kapitel VIII - Personal und Sachmittel

Artikel 20 - Personal und Sachmittel
Der Ombudsdienst kann zwecks Erfüllung seiner Aufgaben mit Personen oder juristischen Personen einen Sachbearbeiter-Dienstleistungsauftrag vereinbaren.

Sobald die Bediensteten des Ombudsdienstes ihre Arbeit aufnehmen, leisten sie einen Eid in den Händen der Ombudsperson, ihre Aufgaben unparteiisch und vertraulich wahrzunehmen.

Der Ombudsdienst schließt ein Zusammenarbeitsabkommen mit der Verwaltung des Parlaments der Deutschsprachigen Gemeinschaft in Bezug auf die organisatorische und verwaltungstechnische Unterstützung seiner Arbeit ab.

Kapital IX - Inkrafttreten der Geschäftsordnung

Art. 21 - Inkrafttreten der Geschäftsordnung
Vorliegende Geschäftsordnung tritt nach ihrer Veröffentlichung im Belgischen Staatsblatt in Kraft.