Datenschutzerklärung für die Drittpersonen
Grundlegendes
Für wen ist diese Datenschutzerklärung bestimmt?
Diese Datenschutzerklärung ist für Personen bestimmt, deren Daten uns von Bürgerinnen und Bürger im Rahmen einer Anfrage an Ombudsdienst übermittelt wurden.
Ziel dieser Datenschutzerklärung?
Diese Datenschutzerklärung soll diesen Personen über die Art, den Umfang und den Zweck der Erhebung und Verwendung ihrer personenbezogener Daten informieren.
Die Daten werden gemäß den Bestimmungen der Datenschutz Grundverordnung vom (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 verarbeitet.
Verantwortlicher für die Verarbeitung der Daten:
Marlene Hardt
Ombudsperson der Deutschsprachigen Gemeinschaft
Platz des Parlaments 1
4700 Eupen
Tel. 0800 987 59
E-Mail: beschwerdetpo-solutions
www.tpo-solutions
Mögliche Kategorien von Daten
Identifizierungsdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse usw.)
Angaben zu einem Verwaltungsvorgang oder einem dienstlichen Verhalten;
Persönliche Merkmale (Alter, Geschlecht, Familienstand usw.)
Finanzdaten
Merkmale der Wohnung (Art, Nebenkosten)
Aktuelle Beschäftigung und beruflicher Werdegang
Zusammensetzung des Haushalts
Identifikationsnummer des nationalen Registers
Gesundheitsdaten (körperliche oder geistige)
Gerichtliche Maßnahmen (Vormundschaft, Internierung)
Verurteilungen und Strafen
Verdächtigungen und Anklagen
Ermittlungen oder Gerichtsverfahren
Rassische oder ethnische Herkunft
Politische Meinungen
Religiöse oder philosophische Überzeugungen
Sexualität oder sexuelle Orientierung.
Ausschluss
Es werden keine personenbezogene Daten verarbeitet, aus denen eine rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen hervorgeht, außer sie sind für die oben aufgeführten Zwecke erforderlich.
Bei der Ausübung dieser Aufgaben erstellt der Ombudsdienst kein "Profiling" und nutzt keine automatisierten Entscheidungsprozesse.
Die persönlichen Daten des Nutzers werden unter keinen Umständen für kommerzielle Zwecke verarbeitet.
Zwecke, für die die personenbezogenen Daten erhoben werden
Die Daten werden ausschließlich zur Erfüllung der Aufgaben erhoben, die zum einem in Artikel 3 des Dekrets vom 26. Mai 2009 zur Schaffung des Amtes einer Ombudsperson für die Deutschsprachige Gemeinschaft und zum anderem im Kapitel 3 des Dekrets vom 21. Februar 2022 zur Festlegung verschiedener Informations- und Beschwerdemanagements in der Deutschsprachigen Gemeinschaft aufgeführt sind.
Es handelt sich um folgende Aufgaben:
Erteilen von allgemeinen Auskünften über Beschwerdeverfahren;
Weiterleiten von Beschwerden, die nicht in den Zuständigkeitsbereich der Ombudsperson fallen, unverzüglich an die zuständigen Instanzen;
Prüfen und vermitteln bei Beschwerden über die Arbeitsweise und Amtshandlungen folgender Behörde (inklusive die Prüfung der Zulässigkeit und Annehmbarkeit dieser Beschwerden)
die Deutschsprachige Gemeinschaft
die Einrichtungen öffentlichen Rechts, die von der Deutschsprachigen Gemeinschaft abhängen,
die Gemeinden, öffentlichen Sozialhilfezentren und sonstigen Gebietskörperschaften des deutschen Sprachgebiets (mit Ausnahme der Mehrgemeindepolizeizonen und Hilfeleistungszonen), insofern sie nicht über eine eigene Ombudsperson oder einen eigenen Ombudsdienst verfügen,
jede Einrichtung, ungeachtet ihrer Art und Rechtsform:
- die zu dem besonderen Zweck gegründet wurde, im Allgemeininteresse liegende Aufgaben zu erfüllen, die nicht gewerblicher Art sind, und
- die Rechtspersönlichkeit besitzt und
- deren Tätigkeit überwiegend von den unter Buchstabe a) und b) erwähnten Behörden oder Einrichtungen finanziert wird oder hinsichtlich ihrer Leitung der Aufsicht durch letztere unterliegt oder deren Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgan mehrheitlich aus Mitgliedern besteht, die von diesen Behörden oder Einrichtungen ernannt worden sind,
die von einer oder mehreren der unter Buchstabe a), b), c) oder d) erwähnten Behörden gebildeten Vereinigungen;
Auf Anfrage des Präsidiums Nachforschungen in Bezug auf die Arbeitsweise und Amtshandlungen der in ersten Anführungszeichen aufgeführten Behörden und Einrichtungen;
Begleitung von Beschwerden gegen Behörden und Einrichtungen, die der Sprachengesetzgebung unterliegen;
Prüfungen von Meldungen seitens Personalmitglieder der unter (3) genannten Behörden, die bei der Ausübung ihres Amtes von Missbrauch, Unregelmäßigkeiten, Regelwidrigkeiten oder Straftaten innerhalb der Verwaltungsbehörde, in der sie tätig sind, Kenntnis erlangt haben.
Prüfung, Untersuchung und das Ergreifen von Schutzmaßnahmen bei Verstößen, die in den Anwendungsbereich von Kapitel 3 des Dekrets vom 21. Februar 2022 zur Festlegung verschiedener Informations- und Beschwerdemanagements in der Deutschsprachigen Gemeinschaft fallen;
Prüfungen von Beschwerden im Zusammenhang mit der Barrierefreiheit behördlicher elektronischer Kommunikation.
In diesem Sinne werden alle personenbezogenen Daten von mir nachfolgenden Prinzipien behandelt:
Rechtmäßigkeit und Treu und Glauben: Das bedeutet, dass die personenbezogenen Daten nur so verarbeitet werden, wie es bei der Erhebung angegeben wurde und nur in den Umfang, auf welchen die Personen vertrauen dürfen; es gibt keine verdeckte oder geheime Verarbeitung von Daten;
Zweckgebundenheit: Das bedeutet, dass die personenbezogenen Daten nur so verarbeitet werden, wie es bei der Erhebung angegeben wurde und nur in den Umfang, auf welchen die Personen vertrauen dürfen; es gibt keine verdeckte oder geheime Verarbeitung von Daten;
Verhältnismäßigkeit: Der Umfang der Erhebung und Verarbeitung ist auf die für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein;
Richtigkeit und neuester Stand: Es werden alle angemessenen Maßnahmen getroffen, damit personenbezogene Daten, die im Hinblick auf die Zwecke ihrer Verarbeitung unrichtig sind, unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden;
zweckgebundene Befristung: Die Daten werden in einer Form gespeichert, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist; personenbezogene Daten dürfen länger gespeichert werden, soweit die personenbezogenen Daten vorbehaltlich der Durchführung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen, die von der o. e. Datenschutz Grundverordnung zum Schutz der Rechte und Freiheiten der betroffenen Person gefordert werden, ausschließlich für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke oder für wissenschaftliche und historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke verarbeitet werden;
Integrität und Vertraulichkeit: In einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.
Umgang mit Daten
Die personenbezogenen Daten, die eine Person über Dritte beim Einreichen einer Beschwerde, eines Auskunftsersuchens oder einer Stellungnahme angibt, werden ausschließlich vom Ombudsdienst der Deutschsprachigen Gemeinschaft verarbeitet, um auf das Ersuchen des Nutzers zu reagieren und die ihm durch das Dekret zur Schaffung des Amtes einer Ombudsperson für die Deutschsprachige Gemeinschaft
vom 26. Mai 2009 übertragenen Aufgaben erfüllen zu können.
Die Erfassung Ihrer Daten erfolgt über eine Webanwendung im Internet. Die Website wird bei kinamo.be Hessenstraatje 2 in Antwerpen (www.kinamo.be) gehostet. Der Hoster empfängt die oben genannten Daten als Auftragsverarbeiter. Ihre Daten sind nach dem aktuellen Stand der Technik durch eine vollständige und nicht unterbrochene Ende-zu-Ende Verschlüsselung mit einem AlphaSSL SHA256 Zertifikat verschlüsselt.
Diese Daten werden an Einrichtungen außerhalb des Ombudsdienstes weitergegeben, wenn dies für die Bearbeitung der Anfrage des Beschwerdeführes erforderlich ist.
Beschwerden, die nicht in die Zuständigkeit der Ombudsperson der Deutschsprachigen Gemeinschaft fallen, werden nur nach Rücksprache mit dem Beschwerdeführer an die zuständige Einrichtung weitergeleitet.
Rechte des Nutzers
Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO). Ebenso haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), sowie auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).
Soweit eine Information an Sie den Zweck der Beschwerdebearbeitung vereiteln oder die Vertraulichkeit verletzen würde, kann sie gemäß Art. 14 Abs. 5 DSGVO eingeschränkt sein.
Ihre Anfrage wird unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats, beantwortet.
Die Ausübung dieser Rechte ist für Sie grundsätzlich kostenfrei
Sollten Sie annehmen, dass Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, können Sie eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, der belgischen Datenschutzbehörde (https://www.datenschutzbehorde.be/zivilist) einreichen.
Löschung von Daten
Wenn der Ombudsdienst für eine Anfrage nicht zuständig ist, werden die Daten bis zum 31. Dezember des darauffolgenden Jahres gespeichert und danach gelöscht.
In allen anderen Fällen werden die Daten für einen Zeitraum von 10 Jahren gespeichert und danach gelöscht.
Stand September 2025