Politique de confidentialité à l'intention des tiers
Principes généraux
À qui s'adresse la présente politique de confidentialité ?
La présente politique de confidentialité s'adresse aux personnes dont les données nous ont été transmises par des citoyens dans le cadre d'une demande adressée au service de médiation.
Objectif de la présente déclaration de confidentialité ?
La présente déclaration de confidentialité a pour but d?informer ces personnes de la nature, de l?étendue et de la finalité de la collecte et de l?utilisation de leurs données à caractère personnel.
Les données sont traitées conformément aux dispositions du Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016.
Responsable du traitement des données :
Marlene Hardt
Médiatrice de la Communauté germanophone
Place du Parlement 1
4700 Eupen
Tél. 0800 987 59
E-mail : beschwerdetpo-solutions
www.tpo-solutions
Catégories de données susceptibles d'être traitées
Données d'identification (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, etc.)
Informations relatives à une procédure administrative ou à un comportement professionnel ;
Caractéristiques personnelles (âge, sexe, situation familiale, etc.)
Données financières
Caractéristiques du logement (type, charges)
Emploi actuel et parcours professionnel
Composition du ménage
Numéro d'identification du registre national
Données relatives à la santé (physique ou mentale)
Mesures judiciaires (tutelle, internement)
Condamnations et sanctions
Soupçons et accusations
Enquêtes ou procédures judiciaires
Origine raciale ou ethnique
Opinions politiques
Convictions religieuses ou philosophiques
Sexualité ou orientation sexuelle.
Exclusion
Aucune donnée à caractère personnel permettant de déterminer l?origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques n?est traitée, sauf si cela est nécessaire aux fins énumérées ci-dessus.
Dans l?exercice de ces missions, le service de médiation ne procède à aucun « profilage » et n?utilise aucun processus décisionnel automatisé.
Les données à caractère personnel de l?utilisateur ne sont en aucun cas traitées à des fins commerciales.
Finalités pour lesquelles les données à caractère personnel sont collectées
Les données sont collectées exclusivement pour l?accomplissement des missions prévues, d?une part, à l?article 3 du décret du 26 mai 2009 portant création de la fonction de médiateur pour la Communauté germanophone, d?autre part au chapitre 3 du décret du 21 février 2022 fixant diverses dispositions en matière d?information et de gestion des réclamations au sein de la Communauté germanophone.
Il s?agit des missions suivantes :
fournir des renseignements généraux sur les procédures de réclamation ;
transmettre sans délai aux instances compétentes les réclamations qui ne relèvent pas de la compétence du médiateur ;
Examiner et servir de médiateur en cas de réclamations concernant le fonctionnement et les actes administratifs des autorités suivantes (y compris l?examen de la recevabilité et de l?admissibilité de ces réclamations) :
la Communauté germanophone ;
les organismes de droit public relevant de la Communauté germanophone ;
les communes, les centres publics d?aide sociale et les autres collectivités territoriales de la région germanophone (à l?exception des zones de police intercommunales et des zones d?assistance), dans la mesure où elles ne disposent pas de leur propre médiateur ou de leur propre service de médiation,
tout organisme, quels que soient sa nature et sa forme juridique :
- qui a été créé dans le but spécifique d?accomplir des missions d?intérêt général à caractère non commercial, et
- qui possède la personnalité juridique, et
- dont l?activité est financée majoritairement par les autorités ou organismes mentionnés aux points a) et b), ou qui, en ce qui concerne sa gestion, est soumise à la surveillance de ces derniers, ou dont l?organe d?administration, de direction ou de surveillance est composé majoritairement de membres nommés par ces autorités ou organismes,
les associations constituées par une ou plusieurs des autorités visées aux points a), b), c) ou d) ;
À la demande du Bureau, mener des enquêtes sur le fonctionnement et les actes officiels des autorités et organismes mentionnés dans la première parenthèse ;
le suivi des réclamations formulées à l?encontre des autorités et organismes soumis à la législation linguistique ;
Examen des signalements émanant de membres du personnel des autorités visées au point (3) qui, dans l?exercice de leurs fonctions, ont eu connaissance d?abus, d?irrégularités, d?infractions aux règles ou d?infractions pénales au sein de l?autorité administrative dans laquelle ils exercent leurs fonctions.
Examen, enquête et mise en place de mesures de protection en cas d?infractions relevant du champ d?application du chapitre 3 du décret du 21 février 2022 définissant diverses procédures d?information et de gestion des réclamations au sein de la Communauté germanophone ;
Examen des réclamations relatives à l?accessibilité des communications électroniques administratives.
À cet égard, toutes les données à caractère personnel sont traitées par mes soins conformément aux principes suivants :
Légalité et bonne foi : cela signifie que les données à caractère personnel ne sont traitées que de la manière indiquée lors de leur collecte et uniquement dans la mesure où les personnes concernées sont en droit de s?y attendre ; il n?y a pas de traitement dissimulé ou secret des données ;
Limitation de la finalité : cela signifie que les données à caractère personnel ne sont traitées que conformément à ce qui a été indiqué lors de leur collecte et uniquement dans la mesure où les personnes concernées peuvent s?y fier ; il n?y a pas de traitement dissimulé ou secret des données ;
Proportionnalité : l?étendue de la collecte et du traitement doit être limitée à ce qui est nécessaire aux fins du traitement ;
Exactitude et mise à jour : toutes les mesures raisonnables sont prises pour que les données à caractère personnel qui sont inexactes au regard des finalités de leur traitement soient immédiatement effacées ou rectifiées ;
Limitation de la durée de conservation : les données sont conservées sous une forme permettant l?identification des personnes concernées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées ; les données à caractère personnel peuvent être conservées plus longtemps, sous réserve de la mise en ?uvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées exigées par le Règlement général sur la protection des données (RGPD) pour la protection des droits et libertés de la personne concernée, soient traitées exclusivement à des fins d?archivage d?intérêt public, à des fins de recherche scientifique et historique ou à des fins statistiques ;
Intégrité et confidentialité : être traitées de manière à garantir un niveau de sécurité approprié des données à caractère personnel, y compris la protection contre tout traitement non autorisé ou illicite, ainsi que contre toute perte, destruction ou altération accidentelles, grâce à des mesures techniques et organisationnelles appropriées.
Traitement des données
Les données à caractère personnel qu?une personne communique concernant des tiers lors du dépôt d?une plainte, d?une demande d?accès ou d?une prise de position, sont traitées exclusivement par le service de médiation de la Communauté germanophone afin de répondre à la demande de l?utilisateur et de pouvoir remplir les missions qui lui sont confiées par le décret portant création de la fonction de médiateur pour la Communauté germanophone
du 26 mai 2009.
La collecte de vos données s?effectue via une application web sur Internet. Le site web est hébergé chez kinamo.be, Hessenstraatje 2 à Anvers (www.kinamo.be). L?hébergeur reçoit les données susmentionnées en tant que sous-traitant. Vos données sont cryptées selon l?état actuel de la technique grâce à un cryptage de bout en bout complet et ininterrompu avec un certificat AlphaSSL SHA256.
Ces données sont transmises à des organismes extérieurs au service de médiation lorsque cela s?avère nécessaire pour le traitement de la demande du plaignant.
Les réclamations qui ne relèvent pas de la compétence du médiateur de la Communauté germanophone ne sont transmises à l?instance compétente qu?après consultation du plaignant.
Droits de l?utilisateur
Vous avez le droit de demander à tout moment des informations sur les données à caractère personnel vous concernant qui sont enregistrées (art. 15 du RGPD). Vous disposez également d?un droit de rectification des données inexactes (art. 16 du RGPD), d?effacement (art. 17 du RGPD), de limitation du traitement (art. 18 du RGPD), ainsi que d?un droit d?opposition au traitement (art. 21 du RGPD).
Dans la mesure où la communication d?une information vous concernant compromettrait le traitement de la réclamation ou porterait atteinte à la confidentialité, celle-ci peut être restreinte conformément à l?article 14, paragraphe 5, du RGPD.
Une réponse à votre demande vous sera fournie sans délai, au plus tard dans un délai d?un mois.
L?exercice de ces droits est en principe gratuit pour vous
Si vous estimez que vos données ont été traitées de manière illicite, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l?autorité de contrôle compétente, à savoir l?Autorité belge de protection des données (https://www.datenschutzbehorde.be/zivilist).
Suppression des données
Si le service de médiation n?est pas compétent pour traiter une demande, les données sont conservées jusqu?au 31 décembre de l?année suivante, puis supprimées.
Dans tous les autres cas, les données sont conservées pendant une période de 10 ans, puis supprimées.
Mise à jour : septembre 2025