Häufig gestellte Fragen

Sie können sich an den Ombudsdienst wenden, wenn Sie mit der Arbeitsweise oder einer Amtshandlung einer Verwaltung oder Einrichtung der Deutschsprachigen Gemeinschaft nicht zufrieden sind und Ihr Anliegen zuvor direkt mit dieser Verwaltung oder Einrichtung zu klären versucht haben, ohne Erfolg. So gehen Sie vor: 1. Nehmen Sie zuerst Kontakt zur betreffenden Verwaltung oder Einrichtung auf und versuchen Sie, das Problem zu lösen. 2. Hat das nicht funktioniert oder sind Sie mit der Antwort nicht einverstanden, wenden Sie sich an die Ombudsperson. Kontakt zum Ombudsdienst: Telefon (kostenlos): 0800 98759 Telefonzeiten: montags 13:30-16:30 Uhr, dienstags 9:00-12:00 Uhr, freitags 9:00-12:00 Uhr E-Mail: beschwerde@dg-ombudsdienst.be Online-Formular: https://www.dg-ombudsdienst.be/beschwerdeformular.htm Adresse: Platz des Parlaments 1, 4700 Eupen Außerhalb der Telefonzeiten können Sie eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen oder eine E-Mail schreiben. Der Ombudsdienst ruft Sie zu den Telefonzeiten zurück.

Der Ombudsdienst vermittelt bei Beschwerden über Verwaltungen der Deutschsprachigen Gemeinschaft (Ministerium mit seinen Fachbereichen), über Gemeinden und Öffentliche Sozialhilfezentren (ÖSHZ) sowie über Bildungseinrichtungen, Pflegeeinrichtungen und weitere Einrichtungen in der Deutschsprachigen Gemeinschaft. Die vollständigen Listen finden Sie auf der Startseite. Wenn Sie nicht genau wissen, welche Institution zuständig ist, hilft Ihnen dort auch die Liste der Dienstleistungen weiter.

Ja. Sie können Ihre Beschwerde über das Online-Beschwerdeformular einreichen (https://www.dg-ombudsdienst.be/beschwerdeformular.htm). Alternativ können Sie sie mündlich, per E-Mail oder per Brief einreichen. Die Beschwerde einer juristischen Person oder einer faktischen Vereinigung wird von einer ordnungsgemäß beauftragten natürlichen Person eingereicht.

Eine feste Bearbeitungsdauer gibt es nicht, sie hängt vom Einzelfall ab. Je klarer und vollständiger Ihre Beschwerde formuliert ist und je besser die Unterlagen sind, desto schneller kann sie geprüft werden. Beachten Sie: Die Ombudsperson kann die Bearbeitung einer Beschwerde verweigern, die mehr als ein Jahr nach den zugrunde liegenden Fakten eingereicht wird.

Nein. Die Ombudsperson bearbeitet Beschwerden vollständig kostenlos. Auch die Rufnummer 0800 98759 ist kostenlos.

Mit einer Beschwerde wenden Sie sich an die Ombudsperson, weil Sie selbst von der Arbeitsweise oder einer Amtshandlung einer Verwaltung oder Einrichtung betroffen sind. Eine Meldung (Hinweis) ist für Hinweisgeber gedacht, die auf einen Missstand aufmerksam machen möchten. Einzelheiten dazu finden Sie auf der Seite 'Informationen für Hinweisgeber'.

Eine Beschwerde kann nicht anonym eingereicht werden. Die Ombudsperson behandelt Beschwerden in Absprache mit dem Beschwerdeführer und der Verwaltung, daher kann sie keine Person vertreten, die sich nicht zu erkennen geben möchte. Sie kann die Bearbeitung einer anonymen Beschwerde verweigern. Für Meldungen gelten gesonderte Regeln, die Sie auf der Seite 'Informationen für Hinweisgeber' finden.

Nicht zuständig ist die Ombudsperson für Beschwerden über föderale, regionale oder ausländische Behörden, über Krankenhäuser, über autonome Unternehmen wie die Eisenbahn oder die Post sowie in privaten Streitfällen. Solche Beschwerden leitet sie an den zuständigen Ombudsdienst oder an eine andere zuständige Einrichtung weiter, wenn es eine solche gibt.

Jeder, der von der Streitsache betroffen ist: ein Bürger, ein Unternehmen oder eine Vereinigung. Jede natürliche Person, jede juristische Person und jede faktische Vereinigung kann Beschwerde einreichen. Staatsangehörigkeit, Aufenthaltsort oder Gesellschaftssitz spielen dabei keine Rolle.

Formulieren Sie Ihre Beschwerde möglichst deutlich und vollständig. Fügen Sie die Dokumente bei, die zur Prüfung nützlich sein können, und schicken Sie keine Originaldokumente, sondern immer Kopien. Auf der Seite 'KI zum Verfassen Ihrer Beschwerde' finden Sie außerdem Tipps und einen Beispiel-Prompt, falls Sie einen KI-Assistenten nutzen möchten.

Nein. Bevor Sie eine Beschwerde bei der Ombudsperson einreichen können, müssen Sie zunächst Kontakt zu der betreffenden Verwaltung oder Einrichtung aufnehmen und versuchen, das Problem zu lösen.

Ja, das ist möglich. Ihre Beschwerde wird nicht anders behandelt, nur weil Sie KI genutzt haben. Prüfen Sie den Text aber immer auf seine Richtigkeit und geben Sie keine sensiblen Daten wie Nationalregisternummer, Passwörter oder Bankdaten in einen KI-Assistenten ein. Tipps und einen Beispiel-Prompt finden Sie auf der Seite 'KI zum Verfassen Ihrer Beschwerde'.

Die Ombudsperson hört Ihnen zu und vermittelt unabhängig und neutral zwischen Ihnen und der Behörde. Sie steht auf keiner Seite des Konflikts und setzt sich dafür ein, dass Sie und die Behörde weiter miteinander reden können. Ziel ist eine einvernehmliche Lösung, ohne dass Sie vor Gericht klagen müssen.

Ja. Das Gespräch ist vertraulich, die Ombudsperson darf daraus nichts weitererzählen. Sie unterliegt dem Berufsgeheimnis.

Ja. Die Ombudsperson kann die Bearbeitung einer anonymen Beschwerde verweigern. Sie kann sich ebenfalls weigern, eine Beschwerde zu bearbeiten, die mehr als ein Jahr nach den zugrunde liegenden Fakten eingereicht wird. Offensichtlich unbegründete Beschwerden werden nicht bearbeitet. Verweigert sie die Bearbeitung, begründet sie diese Entscheidung. Ist Ihre Beschwerde Gegenstand eines Gerichtsverfahrens, setzt sie ihre Prüfung aus.

Ja.

Nein. Sie ist nicht der Rechtsberater der Bürger und auch nicht der Verwaltung.

Nein. Die Frist, um Einspruch vor Gericht einzureichen, läuft weiter. Es gibt eine Ausnahme: Die Frist für eine Nichtigkeitsklage vor dem Staatsrat wird maximal vier Monate unterbrochen.

Das Wort Ombudsperson ist vom schwedischen Wort 'Ombudsman' abgeleitet und bedeutet 'der, der für einen anderen spricht'. Das schwedische Parlament setzte diese Funktion vor etwa 200 Jahren ein. Die Ombudsperson vermittelt und tritt für den Bürger ein, der seine Beschwerde nicht mit der Behörde klären konnte.

Die Ombudsperson wird vom Parlament der Deutschsprachigen Gemeinschaft für sechs Jahre bezeichnet; dieselbe Person kann das Mandat höchstens zwei Mal ausüben. Sie ist unabhängig und untersteht keiner Behörde. Die jetzige Ombudsperson, Marlene Hardt, hat das Amt am 1. April 2017 angetreten. Das Parlament hat ihr Mandat 2024 um eine zweite Mandatsdauer verlängert.

Die Ombudsperson hilft dabei, eine offenere, besser erreichbare und kundenfreundlichere Verwaltung zu verwirklichen. Sie kann das Handeln der Verwaltung prüfen, entweder auf Grundlage der ihr unterbreiteten Beschwerden oder auf Antrag des Präsidiums des Parlaments. Sie versucht, konkrete Lösungen zu finden und die Standpunkte der Bürger und der Verwaltung zu versöhnen. Auf Grundlage von Untersuchungen berichtet sie dem Parlament und übermittelt Empfehlungen. Außerdem veröffentlicht sie jedes Jahr einen Bericht.

Ja. Die Ombudsperson untersteht keiner Behörde. Sie steht auf keiner Seite des Konflikts, sondern vermittelt zwischen beiden Seiten.

Ja. Auf der Seite 'Vorstellung des Ombudsdienstes' finden Sie ein Video der Abschlussklasse der Richtung Kunst und Grafik des Robert-Schumann-Instituts, einen Beitrag des Belgischen Rundfunks von 2024 und ein Video, in dem Marlene Hardt ihre Tätigkeit erklärt.

Auf der Seite https://www.ombudsman.be/de finden Sie weitere Informationen dazu, welcher Ombudsdienst zuständig sein kann.

Dafür ist die Verbraucherschutzzentrale VoG in Eupen die richtige Anlaufstelle: https://verbraucherschutzzentrale.be. Der Ombudsdienst ist für private Streitfälle nicht zuständig.