Privacy policy of the service

Datenschutzerklärung für die Personen, die sich an den Ombudsdienst der Deutschsprachigen Gemeinschaft wenden

Fundamentals
This privacy policy is intended to inform persons who contact the ombudsman service about the nature, scope and purpose of the collection and use of their personal data.
The data is processed in accordance with the provisions of the General Data Protection Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of April 27, 2016.

Controller for the processing of data

Datenschutzbeauftragte

Kategorien von Daten die erfasst werden

Für die Entgegennahme einer Anfrage (inklusive Informationsanfrage)

• Identifizierungsdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse usw.)
• Tonaufzeichnung (Mitteilungen auf dem Telefonbeantworter.

Für die Prüfung der Zulässigkeit einer Beschwerde

• Verwendete Sprache (Deutsch oder Französisch)

Für die Prüfung der Annehmbarkeit einer Beschwerde in beruflichem oder sozialem Bereich

• Gewerkschaftszugehörigkeit
• Gesundheitsdaten (körperliche oder geistige) (z.B. Daten des BelRAI-Screeners)

Für die Bearbeitung einer Beschwerde oder einer Meldung (je nach eschwerde)

• Persönliche Merkmale (Alter, Geschlecht, Familienstand usw.)
• Persönliche Interessen (Hobbys, Sport usw.)
• Finanzdaten
• Merkmale der Wohnung (Art, Nebenkosten)
• Studium und Ausbildung
• Aktuelle Beschäftigung und beruflicher Werdegang
• Zusammensetzung des Haushalts
• Identifikationsnummer des nationalen Registers
• Gerichtliche Maßnahmen (Vormundschaft, Internierung)
• Verurteilungen und Strafen
• Verdächtigungen und Anklagen
• Ermittlungen oder Gerichtsverfahren.

Für die Bearbeitung einer Anfrage, für die der Ombudsdienst nicht zuständig ist:
Die Daten, die der Antragsteller unaufgefordert bzw. auf freiwilliger Basis an den Ombudsdienst übermittelt, damit dieser sie an dies zuständige Einrichtung weiterleitet. Zusätzlich zu den Datenkategorien, die je nach Anfrage erfasst werden um eine Beschwerde zu bearbeiten (siehe oben) kann es sich je nach Fall um folgende Daten handeln:
Rassische oder ethnische Herkunft
Politische Meinungen
Religiöse oder philosophische Überzeugungen
Sexualität oder sexuelle Orientierung.

Ausschluss
Es werden keine personenbezogene Daten verarbeitet, aus denen eine rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen hervorgeht, außer sie sind für die oben aufgeführten Zwecke erforderlich.

Bei der Ausübung dieser Aufgaben erstellt der Ombudsdienst kein "Profiling" und nutzt keine automatisierten Entscheidungsprozesse.

Die persönlichen Daten des Nutzers werden unter keinen Umständen für kommerzielle Zwecke verarbeitet.


Zwecke, für die die personenbezogenen Daten erhoben werden
Die Daten werden zur Erfüllung der Aufgaben erhoben, die zum einem in Artikel 3 des Dekrets vom 26. Mai 2009 zur Schaffung des Amtes einer Ombudsperson für die Deutschsprachige Gemeinschaft und zum anderem im Kapitel 3 des Dekrets vom 21. Februar 2022 zur Festlegung verschiedener Informations- und Beschwerdemanagements in der Deutschsprachigen Gemeinschaft aufgeführt sind.

Es handelt sich um folgende Aufgaben:
Erteilen von allgemeinen Auskünften über Beschwerdeverfahren;
Weiterleiten von Beschwerden, die nicht in den Zuständigkeitsbereich der Ombudsperson fallen, unverzüglich an die zuständigen Instanzen;
Prüfen und vermitteln bei Beschwerden über die Arbeitsweise und Amtshandlungen folgender Behörde (inklusive die Prüfung der Zulässigkeit und Annehmbarkeit dieser Beschwerden)
die Deutschsprachige Gemeinschaft
die Einrichtungen öffentlichen Rechts, die von der Deutschsprachigen Gemeinschaft abhängen,
die Gemeinden, öffentlichen Sozialhilfezentren und sonstigen Gebietskörperschaften des deutschen Sprachgebiets (mit Ausnahme der Mehrgemeindepolizeizonen und Hilfeleistungszonen), insofern sie nicht über eine eigene Ombudsperson oder einen eigenen Ombudsdienst verfügen,
jede Einrichtung, ungeachtet ihrer Art und Rechtsform:
- die zu dem besonderen Zweck gegründet wurde, im Allgemeininteresse liegende Aufgaben zu erfüllen, die nicht gewerblicher Art sind, und
- die Rechtspersönlichkeit besitzt und
- deren Tätigkeit überwiegend von den unter Buchstabe a) und b) erwähnten Behörden oder Einrichtungen finanziert wird oder hinsichtlich ihrer Leitung der Aufsicht durch letztere unterliegt oder deren Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgan mehrheitlich aus Mitgliedern besteht, die von diesen Behörden oder Einrichtungen ernannt worden sind,
die von einer oder mehreren der unter Buchstabe a), b), c) oder d) erwähnten Behörden gebildeten Vereinigungen;
Auf Anfrage des Präsidiums Nachforschungen in Bezug auf die Arbeitsweise und Amtshandlungen der in ersten Anführungszeichen aufgeführten Behörden und Einrichtungen;
Begleitung von Beschwerden gegen Behörden und Einrichtungen, die der Sprachengesetzgebung unterliegen;
Prüfungen von Meldungen seitens Personalmitglieder der unter (3) genannten Behörden, die bei der Ausübung ihres Amtes von Missbrauch, Unregelmäßigkeiten, Regelwidrigkeiten oder Straftaten innerhalb der Verwaltungsbehörde, in der sie tätig sind, Kenntnis erlangt haben.
Prüfung, Untersuchung und das Ergreifen von Schutzmaßnahmen bei Verstößen, die in den Anwendungsbereich von Kapitel 3 des Dekrets vom 21. Februar 2022 zur Festlegung verschiedener Informations- und Beschwerdemanagements in der Deutschsprachigen Gemeinschaft fallen;
Prüfungen von Beschwerden im Zusammenhang mit der Barrierefreiheit  behördlicher elektronischer Kommunikation.


In diesem Sinne werden alle personenbezogenen Daten von mir nachfolgenden Prinzipien behandelt:
Rechtmäßigkeit und Treu und Glauben: Das bedeutet, dass die personenbezogenen Daten nur so verarbeitet werden, wie es bei der Erhebung angegeben wurde und nur in den Umfang, auf welchen die Personen vertrauen dürfen; es gibt keine verdeckte oder geheime Verarbeitung von Daten;
Zweckgebundenheit: Das bedeutet, dass die personenbezogenen Daten nur so verarbeitet werden, wie es bei der Erhebung angegeben wurde und nur in den Umfang, auf welchen die Personen vertrauen dürfen; es gibt keine verdeckte oder geheime Verarbeitung von Daten;
Verhältnismäßigkeit: Der Umfang der Erhebung und Verarbeitung ist auf die für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein;
Richtigkeit und neuester Stand: Es werden alle angemessenen Maßnahmen getroffen, damit personenbezogene Daten, die im Hinblick auf die Zwecke ihrer Verarbeitung unrichtig sind, unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden;
zweckgebundene Befristung: Die Daten werden in einer Form gespeichert, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist; personenbezogene Daten dürfen länger gespeichert werden, soweit die personenbezogenen Daten vorbehaltlich der Durchführung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen, die von der o. e. Datenschutz Grundverordnung zum Schutz der Rechte und Freiheiten der betroffenen Person gefordert werden, ausschließlich für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke oder für wissenschaftliche und historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke verarbeitet werden;
Integrität und Vertraulichkeit: In einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.


Umgang mit Daten
Die personenbezogenen Daten, die der Nutzer beim Einreichen einer Beschwerde, eines Auskunftsersuchens oder einer Stellungnahme angibt, werden ausschließlich vom Ombudsdienst der Deutschsprachigen Gemeinschaft verarbeitet, um auf das Ersuchen des Nutzers zu reagieren und die ihm durch das Dekret zur Schaffung des Amtes einer Ombudsperson für die Deutschsprachige Gemeinschaft
vom 26. Mai 2009 übertragenen Aufgaben erfüllen zu können.

Die Erfassung Ihrer Daten erfolgt über eine Webanwendung im Internet. Die Website wird bei kinamo.be Hessenstraatje 2 in Antwerpen (www.kinamo.be) gehostet. Der Hoster empfängt die oben genannten Daten als Auftragsverarbeiter. Ihre Daten sind nach dem aktuellen Stand der Technik durch eine vollständige und nicht unterbrochene Ende-zu-Ende Verschlüsselung mit einem AlphaSSL SHA256 Zertifikat verschlüsselt.

Diese Daten werden an Einrichtungen außerhalb des Ombudsdienstes weitergegeben, wenn dies für die Bearbeitung der Anfrage des Beschwerdeführes erforderlich ist.

Beschwerden, die nicht in die Zuständigkeit der Ombudsperson der Deutschsprachigen Gemeinschaft fallen, werden nur nach Rücksprache mit dem Beschwerdeführer an die zuständige Einrichtung weitergeleitet.


Rechte des Nutzers
Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO). Ebenso haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), sowie auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).

Ihre Anfrage wird unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats, beantwortet.

Die Ausübung dieser Rechte ist für Sie grundsätzlich kostenfrei

Sollten Sie annehmen, dass Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, können Sie eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, der belgischen Datenschutzbehörde (https://www.datenschutzbehorde.be/zivilist) einreichen.

Löschung von Daten
Wenn der Ombudsdienst für eine Anfrage nicht zuständig ist, werden die Daten bis zum 31. Dezember des darauffolgenden Jahres gespeichert und danach gelöscht.
In allen anderen Fällen werden die Daten für einen Zeitraum von 10 Jahren gespeichert und danach gelöscht.

Stand September 2025