KI zum Verfassen Ihrer Beschwerde nutzen

Sie müssen keinen juristischen Brief und keine juristische E-Mail verfassen, um eine Beschwerde einzureichen. Möchten Sie dennoch einen KI-Assistenten nutzen, um Ihren Text zu verfassen? Setzen Sie KI sinnvoll ein. Im Folgenden geben wir Ihnen einige Tipps und eine Beispiel-Eingabeaufforderung (Prompt), die Sie verwenden können.

Auch ohne KI können Sie eine gute Beschwerde einreichen

Sie müssen keinen juristischen Text verfassen und keine Gesetze oder Rechtsprechung recherchieren. Eine klare Erklärung in Ihren eigenen Worten hilft uns am meisten. Um Ihre Beschwerde richtig zu verstehen, möchten wir vor allem wissen:
  • was passiert ist
  • wann das passiert ist
  • um welche Behörde oder Einrichtung es sich handelt
  • was Sie selbst bereits unternommen haben, um das Problem zu lösen
  • ob Sie bereits Kontakt mit der Beschwerdestelle der Behörde hatten und welche Antwort Sie erhalten haben
  • welche Lösung Sie sich durch die Kontaktaufnahme mit uns erhoffen
Sie dürfen KI nutzen, um Ihre Beschwerde zu verfassen. Wir behandeln Ihre Beschwerde jedoch nicht anders, nur weil Sie KI genutzt haben.

So nutzen Sie KI verantwortungsbewusst

Schritt 1: Schreiben Sie zunächst selbst Ihre Schilderung auf

Beschreiben Sie in Ihren eigenen Worten, was passiert ist, bei welcher Dienstleistung, wann es passiert ist und warum Sie unzufrieden sind. Machen Sie sich noch keine Gedanken über Rechtschreibung oder Formulierung.

Schritt 2: Bitten Sie die KI, Ihren Text zu strukturieren

Lassen Sie die KI Ihr Anliegen klarer und kürzer formulieren. Weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass keine Fakten, Gesetze oder Argumente hinzugefügt werden sollen. Verwenden Sie dazu den Beispiel-Prompt weiter unten auf dieser Seite.

Schritt 3: Überprüfen Sie das Ergebnis

Überprüfen Sie, ob alle Fakten stimmen, nichts Wichtiges fehlt und die KI keine Informationen hinzugefügt hat.

Schritt 4: Reichen Sie nur einen Text ein, den Sie verstehen

Lesen Sie den gesamten Text noch einmal durch. Senden Sie uns nur eine Version, die Ihre Geschichte korrekt wiedergibt und die Sie selbst verstehen.

Achtung: KI kann Fehler machen

Überprüfen Sie, ob alle Fakten stimmen, bevor Sie die Beschwerde einreichen. Ein KI-Assistent kann hilfreich sein, kennt aber Ihre persönliche Situation nicht. Die KI kann:
  • Informationen erfinden oder Fakten falsch darstellen
  • auf Vorschriften verweisen, die veraltet sind oder in der Deutschsprachigen Gemeinschaft nicht gelten
  • Ihre Beschwerde länger oder komplizierter machen, als nötig
Sie bleiben selbst für den Inhalt Ihrer Beschwerde verantwortlich.

Schützen Sie Ihre Privatsphäre

Überlegen Sie sich gut, welche Informationen Sie in einen KI-Assistenten eingeben. Geben Sie vorzugsweise Folgendes nicht an:
  • Nationalregisternummer
  • Passwörter oder Anmeldedaten
  • Bankdaten
  • medizinische Daten
  • vertrauliche Dokumente
  • personenbezogene Daten anderer Personen
Ersetzen Sie personenbezogene Daten beim Schreiben beispielsweise durch [mein Name], [der Mitarbeiter] oder [die Behörde]. Fügen Sie die korrekten Daten erst später selbst in Ihre Beschwerde ein.

Was passiert, wenn die KI etwas anderes sagt als der Ombudsdienst der Deutschsprachigen Gemeinschaft?

Wir prüfen Ihre Beschwerde unabhängig. Wir stützen uns dabei auf die geltenden Vorschriften, die Rechtsprechung und die konkreten Fakten Ihres Falles.Kommt ein KI-Assistent zu einem anderen Ergebnis als wir? Überprüfen Sie dann, welche Quellen die KI verwendet hat. KI verweist manchmal auf ausländische Vorschriften, veraltete Informationen oder Rechtsvorschriften, die für eine andere Ombudsstelle gelten.

So nutzen Sie KI für Ihre Beschwerde

Ein KI-Assistent funktioniert am besten mit einem klaren Auftrag, auch "Prompt" genannt. Mit einem guten Prompt kann KI Ihnen helfen, Ihr Anliegen zu ordnen, zusammenzufassen und klar zu formulieren. Deshalb hat der Ombudsdienst der Deutschsprachigen Gemeinschaft einen Beispiel-Prompt erstellt. So nutzen Sie ihn:
  • Kopieren Sie den unten stehenden Beispiel-Prompt.
  • Fügen Sie den Text in einen KI-Assistenten ein, z. B. ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini oder Claude.
  • Ersetzen Sie [FÜGEN SIE HIER IHR EIGENES ANLIEGEN EIN] durch Ihr eigenes Anliegen.
Beispiel-Prompt
Ich möchte beim Ombudsdienst der Deutschsprachigen Gemeinschaft eine Beschwerde über eine Behörde oder Einrichtung in der Deutschsprachigen Gemeinschaft einreichen. Hilf mir bitte, diese Beschwerde zu verfassen.Beachte dabei folgende Regeln:- Fasse mein Anliegen in klarer Sprache zusammen.- Schreibe respektvoll und neutral.- Beschränke den Text auf maximal eine A4-Seite.- Gib an: - was passiert ist - wann das passiert ist - um welche Behörde es sich handelt - was ich selbst bereits unternommen habe, um das Problem zu lösen - ob ich Kontakt mit der Beschwerdestelle hatte und welche Antwort ich erhalten habe - welche Folgen das Problem für mich hat - welche Lösung ich mir durch die Einleitung eines Ombudsverfahrens erhoffe- Verwende bitte ausschließlich die von mir angegebenen Informationen.- Füge keine neuen Fakten, Gesetze, rechtlichen Verweise oder Fachbegriffe hinzu, es sei denn, ich erwähne diese selbst.- Gib an, welche Informationen fehlen oder unklar sind, ohne diese selbst zu ergänzen.Mein Anliegen:[FÜGEN SIE HIER IHR EIGENES ANLIEGEN EIN]
Hinweis: Verwenden Sie KI nur als Hilfsmittel. Überprüfen Sie den Text immer auf seine Richtigkeit, bevor Sie ihn als Beschwerde weiterleiten.

Sind Sie bereit, Ihre Beschwerde einzureichen?

Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich KI nutzen, um eine Beschwerde einzureichen?

Nein. Sie können Ihre Beschwerde in Ihren eigenen Worten schildern, telefonisch unter 0800 98759 (zu den Telefonzeiten des Ombudsdienstes) oder über das Online-Beschwerdeformular. KI ist nur ein mögliches Hilfsmittel.

Wird meine Beschwerde anders behandelt, wenn ich KI nutze?

Nein. Wir behandeln Ihre Beschwerde nicht anders, nur weil Sie KI genutzt haben. Wir prüfen sie unabhängig anhand der geltenden Vorschriften und der konkreten Fakten Ihres Falles.

Welchen KI-Assistenten kann ich verwenden?

Beispiele sind ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini oder Claude. Der Beispiel-Prompt auf dieser Seite ist nicht an ein bestimmtes Produkt gebunden. Prüfen Sie die Datenschutzeinstellungen des jeweiligen Anbieters, bevor Sie persönliche Informationen eingeben.

Welche Angaben sollte ich nicht in die KI eingeben?

Geben Sie vorzugsweise keine Nationalregisternummer, Passwörter oder Anmeldedaten, Bankdaten, medizinischen Daten, vertraulichen Dokumente oder personenbezogenen Daten anderer Personen ein. Verwenden Sie stattdessen Platzhalter wie [mein Name] oder [die Behörde] und ergänzen Sie die echten Daten später selbst.

Wie lang sollte meine Beschwerde sein?

So kurz und klar wie möglich. Der Beispiel-Prompt begrenzt den Text auf maximal eine A4-Seite. Wichtig sind: was passiert ist, wann, um welche Behörde es geht, was Sie bereits unternommen haben und welche Lösung Sie sich erhoffen.

Was mache ich, wenn die KI Fehler macht oder etwas erfindet?

Prüfen Sie jede Angabe, bevor Sie die Beschwerde einreichen, und streichen oder korrigieren Sie, was nicht stimmt. Der Beispiel-Prompt weist die KI an, nur Ihre Informationen zu verwenden und fehlende Angaben zu benennen. Für den Inhalt bleiben Sie selbst verantwortlich.

Kann ich Dokumente, Fotos oder Screenshots in die KI hochladen?

Besser nicht. Dokumente enthalten oft persönliche oder vertrauliche Daten, etwa Namen, Adressen, Aktenzeichen oder Nationalregisternummern. Beschreiben Sie den Inhalt lieber in eigenen Worten und mit Platzhaltern und halten Sie die Originaldokumente selbst bereit.

Kann ich KI nutzen, um ein Schreiben der Behörde zu verstehen?

Ja, als Verständnishilfe. Entfernen oder ersetzen Sie vorher Namen, Adressen, Aktenzeichen und andere persönliche Daten. Die Erklärung der KI kann falsch sein. Haben Sie Zweifel, fragen Sie bei der Behörde nach oder rufen Sie uns an.

Kann der Ombudsdienst meine Beschwerde überhaupt bearbeiten?

Der Ombudsdienst vermittelt bei Beschwerden über Verwaltungen, Gemeinden, Öffentliche Sozialhilfezentren (ÖSHZ) sowie Bildungs-, Pflege- und weitere Einrichtungen der Deutschsprachigen Gemeinschaft. Nicht zuständig ist er für föderale, regionale oder ausländische Behörden, Krankenhäuser, autonome Unternehmen wie Eisenbahn oder Post und private Streitfälle. Solche Beschwerden leitet die Ombudsperson an die zuständige Stelle weiter, wenn es eine gibt.

Was kostet eine Beschwerde, und ist sie vertraulich?

Die Dienstleistung ist kostenfrei. Das Gespräch mit der Ombudsperson ist vertraulich, sie unterliegt dem Berufsgeheimnis. Dieses Berufsgeheimnis gilt jedoch nicht für das, was Sie in einen KI-Assistenten eingeben.

Was passiert nach meiner Beschwerde?

Die Ombudsperson hört Ihnen zu und vermittelt unabhängig und neutral zwischen Ihnen und der Behörde. Ziel ist eine einvernehmliche Lösung, ohne dass Sie vor Gericht ziehen müssen.
Verwendete Abkürzungen:
ÖSHZ = Öffentliches Sozialhilfezentrum