AI gebruiken om uw klacht op te stellen

U hoeft geen juridische brief of e-mail te schrijven om een klacht in te dienen. Wilt u toch een AI-assistent gebruiken om uw tekst op te stellen? Gebruik AI dan op een zinvolle manier. Hieronder vindt u enkele tips en een voorbeeldprompt die u kunt gebruiken.

Ook zonder AI kunt u een goede klacht indienen

U hoeft geen juridische tekst te schrijven en geen wetten of rechtspraak op te zoeken. Een duidelijke uitleg in uw eigen woorden helpt ons het meest. Om uw klacht goed te begrijpen, willen wij vooral weten:
  • wat er gebeurd is
  • wanneer dat gebeurd is
  • om welke overheid of instelling het gaat
  • wat u zelf al hebt ondernomen om het probleem op te lossen
  • of u al contact had met de klachtendienst van de overheid en welk antwoord u kreeg
  • welke oplossing u hoopt te bereiken door contact met ons op te nemen
U mag AI gebruiken om uw klacht op te stellen. Wij behandelen uw klacht echter niet anders omdat u AI hebt gebruikt.

Zo gebruikt u AI verantwoord

Stap 1: schrijf eerst zelf uw verhaal op

Beschrijf in uw eigen woorden wat er gebeurd is, bij welke dienstverlening, wanneer het gebeurd is en waarom u ontevreden bent. Maak u nog geen zorgen over spelling of formulering.

Stap 2: vraag de AI om uw tekst te structureren

Laat de AI uw verhaal duidelijker en korter formuleren. Geef uitdrukkelijk aan dat er geen feiten, wetten of argumenten mogen worden toegevoegd. Gebruik daarvoor de voorbeeldprompt verderop op deze pagina.

Stap 3: controleer het resultaat

Controleer of alle feiten kloppen, er niets belangrijks ontbreekt en de AI geen informatie heeft toegevoegd.

Stap 4: dien alleen een tekst in die u begrijpt

Lees de hele tekst nog eens door. Stuur ons alleen een versie die uw verhaal correct weergeeft en die u zelf begrijpt.

Let op: AI kan fouten maken

Controleer of alle feiten kloppen voordat u de klacht indient. Een AI-assistent kan nuttig zijn, maar kent uw persoonlijke situatie niet. De AI kan:
  • informatie verzinnen of feiten verkeerd weergeven
  • verwijzen naar regels die verouderd zijn of niet gelden in de Duitstalige Gemeenschap
  • uw klacht langer of ingewikkelder maken dan nodig
U blijft zelf verantwoordelijk voor de inhoud van uw klacht.

Bescherm uw privacy

Bedenk goed welke informatie u in een AI-assistent invoert. Geef bij voorkeur het volgende niet op:
  • rijksregisternummer
  • wachtwoorden of inloggegevens
  • bankgegevens
  • medische gegevens
  • vertrouwelijke documenten
  • persoonsgegevens van andere personen
Vervang persoonsgegevens tijdens het schrijven bijvoorbeeld door [mijn naam], [de medewerker] of [de overheid]. Voeg de juiste gegevens pas later zelf toe aan uw klacht.

Wat als de AI iets anders zegt dan de Ombudsdienst van de Duitstalige Gemeenschap?

Wij onderzoeken uw klacht onafhankelijk, op basis van de geldende regels, de rechtspraak en de concrete feiten van uw dossier.Komt een AI-assistent tot een ander resultaat dan wij? Controleer dan welke bronnen de AI heeft gebruikt. AI verwijst soms naar buitenlandse regels, verouderde informatie of regelgeving die voor een andere ombudsdienst geldt.

Zo gebruikt u AI voor uw klacht

Een AI-assistent werkt het best met een duidelijke opdracht, ook "prompt" genoemd. Met een goede prompt kan AI u helpen uw verhaal te ordenen, samen te vatten en duidelijk te formuleren. Daarom heeft de Ombudsdienst van de Duitstalige Gemeenschap een voorbeeldprompt opgesteld. Zo gebruikt u hem:
  • Kopieer de voorbeeldprompt hieronder.
  • Plak de tekst in een AI-assistent, bijvoorbeeld ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini of Claude.
  • Vervang [VOEG HIER UW EIGEN KLACHT IN] door uw eigen klacht.
Voorbeeldprompt
Ik wil bij de Ombudsdienst van de Duitstalige Gemeenschap een klacht indienen over een overheid of instelling in de Duitstalige Gemeenschap. Help me alsjeblieft deze klacht op te stellen.Houd daarbij rekening met de volgende regels:- Vat mijn verhaal samen in duidelijke taal.- Schrijf respectvol en neutraal.- Beperk de tekst tot maximaal één A4-pagina.- Vermeld: - wat er gebeurd is - wanneer dat gebeurd is - om welke overheid het gaat - wat ik zelf al heb ondernomen om het probleem op te lossen - of ik contact heb gehad met de klachtendienst en welk antwoord ik kreeg - welke gevolgen het probleem voor mij heeft - welke oplossing ik hoop te bereiken door een ombudsprocedure te starten- Gebruik uitsluitend de informatie die ik heb opgegeven.- Voeg geen nieuwe feiten, wetten, juridische verwijzingen of vaktermen toe, tenzij ik die zelf noem.- Geef aan welke informatie ontbreekt of onduidelijk is, zonder die zelf aan te vullen.Mijn klacht:[VOEG HIER UW EIGEN KLACHT IN]
Opmerking: gebruik AI alleen als hulpmiddel. Controleer de tekst altijd op juistheid voordat u hem als klacht doorstuurt.

Bent u klaar om uw klacht in te dienen?

Veelgestelde vragen (FAQ)

Moet ik AI gebruiken om een klacht in te dienen?

Nee. U kunt uw klacht in uw eigen woorden uiteenzetten, telefonisch op 0800 98759 (tijdens de telefonische bereikbaarheid van de ombudsdienst) of via het online klachtenformulier. AI is slechts een mogelijk hulpmiddel.

Wordt mijn klacht anders behandeld als ik AI gebruik?

Nee. Wij behandelen uw klacht niet anders omdat u AI hebt gebruikt. Wij onderzoeken haar onafhankelijk, op basis van de geldende regels en de concrete feiten van uw dossier.

Welke AI-assistent kan ik gebruiken?

Voorbeelden zijn ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini of Claude. De voorbeeldprompt op deze pagina is niet aan een bepaald product gebonden. Controleer de privacy-instellingen van de betreffende aanbieder voordat u persoonlijke informatie invoert.

Welke gegevens moet ik niet in de AI invoeren?

Voer bij voorkeur geen rijksregisternummer, wachtwoorden of inloggegevens, bankgegevens, medische gegevens, vertrouwelijke documenten of persoonsgegevens van andere personen in. Gebruik in plaats daarvan plaatshouders zoals [mijn naam] of [de overheid] en vul de echte gegevens later zelf aan.

Hoe lang moet mijn klacht zijn?

Zo kort en duidelijk mogelijk. De voorbeeldprompt beperkt de tekst tot maximaal één A4-pagina. Belangrijk zijn: wat er gebeurd is, wanneer, om welke overheid het gaat, wat u al hebt ondernomen en welke oplossing u hoopt te bereiken.

Wat als de AI fouten maakt of iets verzint?

Controleer elke vermelding voordat u de klacht indient en schrap of corrigeer wat niet klopt. De voorbeeldprompt draagt de AI op alleen uw informatie te gebruiken en ontbrekende gegevens te benoemen. U blijft zelf verantwoordelijk voor de inhoud.

Mag ik documenten, foto's of screenshots in de AI uploaden?

Liever niet. Documenten bevatten vaak persoonlijke of vertrouwelijke gegevens, zoals namen, adressen, dossiernummers of rijksregisternummers. Beschrijf de inhoud liever in uw eigen woorden en met plaatshouders en houd de originele documenten zelf bij de hand.

Kan ik AI gebruiken om een brief van de overheid te begrijpen?

Ja, als hulp om de brief te begrijpen. Verwijder of vervang vooraf namen, adressen, dossiernummers en andere persoonlijke gegevens. De uitleg van de AI kan fout zijn. Twijfelt u, vraag het dan aan de overheid of bel ons.

Kan de Ombudsdienst mijn klacht wel behandelen?

De Ombudsdienst bemiddelt bij klachten over besturen, gemeenten, openbare centra voor maatschappelijk welzijn (OCMW) en onderwijs-, zorg- en andere instellingen van de Duitstalige Gemeenschap. Hij is niet bevoegd voor federale, gewestelijke of buitenlandse overheden, ziekenhuizen, autonome bedrijven zoals de spoorwegen of de post en privégeschillen. Dergelijke klachten stuurt de ombudspersoon door naar de bevoegde instantie, als die bestaat.

Wat kost een klacht en is ze vertrouwelijk?

De dienstverlening is kosteloos. Het gesprek met de ombudspersoon is vertrouwelijk, zij is gebonden aan het beroepsgeheim. Dit beroepsgeheim geldt echter niet voor wat u in een AI-assistent invoert.

Wat gebeurt er na mijn klacht?

De ombudspersoon luistert naar u en bemiddelt onafhankelijk en neutraal tussen u en de overheid. Het doel is een minnelijke oplossing, zonder dat u naar de rechter hoeft te stappen.